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Comment mettre en œuvre la norme ISO 9001 (en 8 étapes)

Comment mettre en œuvre un système de gestion de la qualité en 8 étapes

  1. Familiarisez-vous avec la norme ISO 9001
  2. Planifiez tout pour la mise en œuvre
  3. Identifier les responsabilités, les politiques et les objectifs
  4. Développez votre documentation
  5. Lancez votre système de gestion de la qualité
  6. Évaluez vos performances
  7. Évaluer et s’inscrire à la certification
  8. Amélioration continue

Le secret de la mise en œuvre de la norme ISO 9001 et des nouveaux systèmes d’entreprise est :

  • Bonne planification et
  • Adhésion + Approbation d’un plan de projet détaillé par la haute direction

ISO 9001 est une merveilleuse façon de montrer à vos clients que vous vous engagez à leur offrir des produits de la meilleure qualité disponible. Bien que ce ne soit pas une nécessité, avoir une certification ISO 9001 est la preuve que votre entreprise respecte une certaine norme et certaines exigences en matière de gestion de la qualité.

N’essayez pas de tout gérer seul !

Notre modèle de plan de projet ISO 9001 a fait ses preuves.

En savoir plus sur ISO 9001

Première étape : familiarisez-vous avec la norme ISO 9001

Vous devez absolument acheter un exemplaire de la norme ISO 9001 et revoir les concepts clés. Tout le monde doit bien comprendre les exigences de la norme, les exigences de la procédure documentée et le type de documents et d’enregistrements qui vous sont demandés.

La norme ISO 9001 fournit une structure pour les exigences fondamentales d’un système de gestion de la qualité , mais elle est flexible afin de pouvoir s’adapter à tous les types d’entreprises. Il est important que vous compreniez comment la norme s’applique spécifiquement à votre entreprise. Cette flexibilité vous permettra de répondre aux exigences énoncées d’une manière logique pour votre organisation.

Intégrez la haute direction

Il est essentiel, lorsque vous apportez des changements importants à une entreprise, que vous et toutes les personnes impliquées dans votre haute direction compreniez ce que vous essayez de faire.

S’assurer que les personnes au sommet de votre direction comprennent ce que la norme ISO 9001 signifie pour votre entreprise et pourquoi elle est mise en œuvre est absolument essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise. Sans l’engagement total de tous, il devient beaucoup plus difficile d’apporter des changements à l’ensemble de l’entreprise.

Découvrez où vous en êtes

Une fois que tout le monde est à bord, vous devez analyser votre système actuel et le comparer à la norme ISO 9001Vous devez avoir une bonne connaissance pratique de la mesure dans laquelle vous êtes proche ou loin de répondre aux exigences standard telles quelles. Avec ces données, vous pouvez facilement créer des listes de tâches sur la façon de modifier votre système existant pour répondre à la norme.

Faire une analyse des écarts

Le but de cette analyse des écarts est d’identifier les domaines de votre entreprise qui nécessitent des changements afin d’être conforme. 

Notre modèle de manuel qualité comprend un modèle d’analyse des écarts de 18 pages qui :

  • présente un aperçu des exigences de chaque section
  • laisse de la place pour les conclusions et la prise en compte des actions de mise en œuvre
  • les questions sont formulées pour permettre des réponses en un seul mot (oui/non)

Ce faisant, vous vous assurez que toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre du nouveau système sont sur la même longueur d’onde. Assurez-vous de vérifier auprès de tous vos dirigeants avant de passer à l’étape suivante, pour être sûr qu’ils comprennent la nécessité d’un nouveau système de gestion de la qualité et qu’ils s’engagent à 100 % à contribuer à sa mise en œuvre.

Plan de projet ISO 9001

Deuxième étape : tout planifier pour la mise en œuvre

Avoir un plan solide en place est essentiel pour effectuer la transition vers un nouveau système. Lorsque vous avez les bonnes personnes sur le terrain, le processus sera beaucoup plus facile à mener à bien. Votre équipe créera un plan réalisable qui préparera votre entreprise au succès.

Commencez avec des modèles experts, puis personnalisez-les

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Choisissez une équipe de mise en œuvre

Pour commencer la mise en œuvre, votre haute direction doit décider et créer une équipe de mise en œuvre pour diriger l’effort. Cette équipe doit être composée de managers issus de différents domaines de votre entreprise. Une équipe de mise en œuvre assurera le succès de votre transition vers le nouveau système de gestion de la qualité.

L’équipe de mise en œuvre doit être dirigée par le représentant de la direction qui supervisera toutes les parties du processus de mise en œuvre. Cette personne devra posséder une parfaite compréhension de la norme ISO 9001. Ils constitueront la ligne de communication entre l’équipe de mise en œuvre et le registraire ISO 9001 qui certifiera éventuellement votre entreprise.

Le représentant de la direction doit être un membre de la direction respecté et passionné par la gestion et le maintien du système de gestion de la qualité à long terme.

Identifier les processus de base et de support

Il sera beaucoup plus facile d’élaborer un plan pour respecter les normes lorsque vous saurez quels processus au sein de votre organisation se coordonnent avec quelles exigences. Il est extrêmement utile d’utiliser des organigrammes et des diagrammes en forme de tortue pour déterminer exactement comment votre entreprise passe du point A au point B lorsqu’il s’agit de créer de nouveaux produits pour les clients.

Vous pouvez faire quelque chose d’aussi sophistiqué que d’utiliser un logiciel informatique pour définir chaque étape du processus, ou simplement d’utiliser des post-it sur un mur. Une fois que vous pouvez voir l’ensemble du processus devant vous, il est temps de décider lequel des éléments est un processus de base et lequel est un processus de support.

Des exemples de processus de base sont des éléments tels que la conception et la livraison. Ce sont les processus qui contribuent directement à obtenir du client ce qu’il veut. Les processus de support n’en sont pas directement responsables mais aident les processus centraux à faire leur travail. Ces processus concernent par exemple la formation et la maintenance des installations.

– voir un exemple de carte de processus

Créer un plan

Afin de garantir le bon déroulement de la transition vers ISO 9001, un plan structuré doit être mis en place. À l’aide de la liste de tâches créée à partir de vos analyses lors de la première étape, l’équipe de mise en œuvre doit créer des jalons et des délais pour faire avancer les choses.

Avoir un plan en place est essentiel pour mettre en œuvre tout système de manière rapide et efficace. Si l’on ne garantit pas que les choses sont faites à des moments précis et dans des conditions contrôlées, elles risquent d’être mises de côté et de prendre beaucoup plus de temps.

Pourquoi réinventer la roue ?

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Impliquez tout le monde

Avec un plan défini devant vous, il est temps de faire participer tout le monde au changement. Chaque personne qui travaille au sein de votre organisation doit être consciente que des changements sont à venir. Organisez des séminaires pour leur expliquer comment les choses vont changer et pourquoi.

Assurez-vous, lorsque vous introduisez le concept d’un changement d’une telle ampleur, d’indiquer à vos employés comment cela les affectera. Incluez des recherches qui expliquent pourquoi la mise en œuvre de la norme ISO 9001 est une bonne chose pour l’entreprise et pour elle. Faites-leur savoir comment leur travail pourrait être modifié au cours du processus afin qu’ils soient préparés.

La communication est essentielle dans la mise en œuvre du changement. Tenez tout le monde au courant afin qu’ils ne se sentent pas abandonnés de quelque manière que ce soit. Installez des affichages sur des tableaux d’affichage qui montrent les progrès réalisés. Écoutez toutes les préoccupations ou plaintes. Faites en sorte que tout se sente inclus.

ISO 9001 planifiez votre mise en œuvre

Troisième étape : identifier les responsabilités, les politiques et les objectifs

La politique qualité au sein de votre entreprise fait partie intégrante de l’engagement de votre entreprise à atteindre ses objectifs et à se concentrer sur la satisfaction du client. Votre politique qualité est l’un des éléments clés qui seront utilisés pour mesurer votre organisation afin de déterminer le succès de votre système de gestion de la qualité.

Définissez votre politique et vos objectifs qualité

Il n’existe pas de définition fixe de la qualité qui s’applique à toutes les entreprises. Votre définition de la qualité est celle qui est convenue par votre équipe de direction. Il doit s’appuyer sur vos valeurs actuelles et identifier des objectifs pouvant être mesurés pour déterminer la qualité.

Les objectifs de qualité sont la manière dont la qualité de vos produits sera mesurée. Il n’existe pas de manière spécifique selon laquelle la norme ISO 9001 demande que les objectifs soient documentés. Vos objectifs qualité peuvent être liés au budget, aux plans d’affaires ou à la revue de direction. Il est important que ces objectifs conviennent à la fois à votre entreprise et à vos clients.

Une fois que vous avez mis en place votre politique qualité, vous devez la communiquer efficacement à tous les membres de votre organisation. Vous n’êtes pas obligé de leur imposer le tout textuellement, mais assurez-vous qu’ils sachent où ils peuvent trouver une copie du document s’ils en ont besoin.

Essayez de raccourcir les concepts clés de votre politique qualité en quelques phrases courtes ou une poignée de mots-clés qui ont du sens pour les employés à tous les niveaux. Faites cela pour chaque département en fonction de la partie de la politique qualité qui est directement liée au travail qu’ils effectuent. Affichez cette version abrégée sur les tableaux d’affichage afin qu’ils en soient toujours informés.

Établir de nouveaux rôles et responsabilités

Chaque secteur de votre organisation doit avoir des responsables et du personnel directement responsables des tâches liées à la qualité et à l’entretien. Vous pouvez créer des rôles entièrement nouveaux pour ces personnes ou modifier les descriptions de poste déjà existantes pour inclure les responsabilités nécessaires.

Vous devez disposer dans chaque département d’un personnel capable d’effectuer des audits, de conserver la documentation, de mener des revues de direction et de mettre en œuvre tous les changements nécessaires. Assurez-vous que les personnes que vous choisissez pour assumer ces responsabilités sont pleinement conscientes de ce que le travail implique et de son lien avec le système de gestion de la qualité.

dossier de gestion de la qualité

Quatrième étape : Développez votre documentation

La tenue de registres de votre système de gestion de la qualité doit être certifiée ISO 9001. Il y a certains documents que vous devez conserver et d’autres qui peuvent simplement être utiles pour que tout fonctionne comme il se doit.

L’organisation et la préparation de votre documentation se font généralement en fonction de l’importance des documents.

En haut, vous avez votre Manuel Qualité. Cela inclut la politique et les objectifs qualité de votre entreprise ainsi que le fonctionnement de votre système qualité. Il contiendra des descriptions de tous les processus au sein de votre système et de la manière dont ils interagissent. Vous devez toujours revenir en arrière et vous référer à votre manuel qualité lorsque vous mettez en œuvre des modifications pour vous assurer que toutes les descriptions de processus sont à jour.

Deuxièmement, il existe des documents de procédure. Ces documents détaillent tous les processus métier individuels et leur fonctionnement. Ils montreront comment chaque processus est conçu et contrôlé, y compris les contrôles effectués pour les maintenir en conformité.

Troisièmement, il existe des instructions de travail. Il s’agit de documents très spécifiques qui détaillent les instructions nécessaires pour effectuer chaque tâche au sein de l’entreprise.

Enfin, vous avez vos formulaires et dossiers. C’est exactement à cela qu’ils ressemblent. Les formulaires sont utilisés pour collecter des informations à des fins de tenue de dossiers. Des enregistrements sont nécessaires pour montrer comment votre système de gestion de la qualité fonctionne et s’il est conforme aux normes.

Pour vous aider avec 90 % de la documentation, je vous recommande d’utiliser un modèle de manuel qualité .

Le modèle comprend tout ce dont vous avez besoin pour la documentation ISO 9001 : la politique qualité, le champ d’application, les procédures que vous envisagez de mettre en œuvre, les organigrammes, les objectifs et les formulaires que la certification ISO 9001 peut exiger.

Démarrez votre documentation ISO

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Faire une liste des documents déjà existants

Votre entreprise dispose probablement déjà d’une documentation complète sur les processus et procédures, ainsi que sur les formulaires et les enregistrements.

Il vous serait utile de dresser une liste de tous les documents qui existent déjà et de noter leur statut actuel. Beaucoup de ces documents peuvent ne pas être complets ou à jour ou manquer de détails spécifiques requis par la norme ISO 9001. Cette liste vous donnera une bonne idée de par où commencer pour aller de l’avant.

Créer des modèles pour tous les types de documents

Toute la documentation de votre système de gestion de la qualité doit être uniforme dans son style et son format afin d’être facile à parcourir et à lire. Assurez-vous de vérifier ce que chaque type de document doit contenir afin de pouvoir inclure ces éléments dans votre modèle.

Disposer de modèles prêts à l’emploi rendra la tâche ardue de documenter votre système de gestion de la qualité beaucoup plus facile à gérer pour toutes les personnes impliquées.

Mettre en œuvre un système de contrôle des documents

Il est nécessaire que toute la documentation associée à votre système de gestion de la qualité soit bien contrôlée et à jour. Cela garantit que vos employés n’ont accès qu’à la version la plus récente de tous les documents.

Vos documents et enregistrements doivent inclure :

  1. Un code lettre qui identifie chaque type de document et un numéro séquentiel
  2. Contrôle des révisions où chaque révision entraîne une augmentation du numéro de révision
  3. Un historique des modifications résumant toutes les modifications apportées à chaque document
  4. Signatures de qui a préparé et qui a approuvé le document
  5. La date de la version ou de la révision

Cinquième étape : lancez votre système de gestion de la qualité

Il est maintenant temps de passer à la plus grande étape. Vous avez effectué tout le travail nécessaire pour préparer votre entreprise à réussir la transition vers la norme ISO 9001, il ne vous reste plus qu’à lancer votre plan. Vous commencerez à voir des changements se concrétiser et vous devrez être attentif à vous assurer qu’ils se déroulent comme prévu.

Fournir une formation aux employés

Chaque employé est essentiel au bon fonctionnement de votre système de gestion de la qualité. Il est temps de les former tous sur les parties du système spécifiques à leur domaine de travail. Lorsqu’ils comprendront comment leur travail affecte le système, ils contribueront à faire avancer votre entreprise dans la bonne direction.

La formation doit enseigner à vos employés :

  1. Les procédures applicables à leur travail
  2. Quels formulaires doivent-ils utiliser et comment les remplir et les traiter
  3. Comment trouver la politique qualité et comment elle se rapporte à leur poste
  4. Comment signaler les problèmes afin qu’ils puissent être résolus
  5. Où trouver tous les documents pertinents

Commencez toujours la formation avec un plan pour équiper chaque membre de votre équipe des outils dont ils ont besoin pour faire partie intégrante de votre nouveau système de gestion de la qualité.

Mettre en œuvre le système

Utilisez votre plan structuré pour commencer à mettre en œuvre votre système de gestion de la qualité. Gardez un œil attentif sur chaque partie du plan au fur et à mesure qu’il commence pour vous assurer que les choses avancent. Surveillez les performances des processus et démarrez des audits internes pour vérifier que toutes les exigences standard sont respectées.

Il est essentiel de garder votre équipe de mise en œuvre concentrée sur sa tâche. Le représentant de la direction doit avoir une liste de contrôle à portée de main lors des réunions d’équipe pour la réviser avec tout le monde. Tout problème survenant au cours du processus de mise en œuvre doit être traité le plus rapidement possible.

C’est également le bon moment pour s’assurer que la documentation est correctement élaborée. Les instructions de travail et les formulaires doivent tous être écrits et mis à la disposition des employés.

Auditer le système

Deux à trois mois après que la documentation a été préparée et que les choses ont commencé à être mises en œuvre, vous devez effectuer des audits internes pour identifier tout problème dans le cadre de votre système de gestion de la qualité. Toutes les mesures correctives qui doivent être prises doivent être prises sans délai. Si nécessaire, la documentation doit être révisée.

Les auditeurs veilleront à ce que toutes les procédures soient bien mises en œuvre, documentées et comprises par le personnel qui les exécute. Ils vérifieront que le système répond aux exigences standard, est efficace et montre des améliorations.

Ne lancez jamais un audit sur vos employés. Ils ne devraient pas se sentir surpris ou avoir l’impression de ne pas être impliqués dans l’ensemble du processus de transition. Planifiez toujours les audits longtemps à l’avance. Faites savoir à tout le monde quand l’audit aura lieu et quels départements seront audités.

examinez vos performances

Sixième étape : examinez vos performances

Après avoir effectué votre audit interne et que votre système de gestion de la qualité est opérationnel depuis environ six mois, vous devez examiner les progrès réalisés par votre entreprise. Cet examen aidera votre équipe à identifier tout problème sous-jacent et les actions correctives à prendre pour que tout soit conforme aux exigences.

Effectuer une revue de direction

La revue de direction est un outil utile qui vous donnera un aperçu précis des performances de votre système de gestion de la qualité et des problèmes survenus. Vous découvrirez peut-être grâce à votre examen que des changements doivent être apportés à votre politique ou à vos objectifs qualité.

Votre revue de direction doit inclure :

  1. Résultats de l’audit
  2. Commentaires des clients
  3. Performance du processus
  4. Conformité du produit
  5. Statut des actions correctives
  6. Actions de suivi des avis précédents
  7. Modifications pouvant affecter le système
  8. Recommandations pour l’amélioration du système

Avec toutes ces informations à disposition, votre équipe peut réussir à corriger la direction dans laquelle se dirige votre système afin qu’il avance à nouveau.

Mettre en œuvre les modifications du système

C’est aussi simple que possible. Une fois que vous avez identifié les endroits où votre système de gestion de la qualité doit être corrigé, il est temps de les corriger. Agissez rapidement et corrigez tout. N’oubliez pas de réviser la documentation nécessaire relative à tout ce que vous modifiez.

Si vous négligez les modifications nécessaires, vous ne pourrez pas enregistrer votre système. Les organismes de certification préfèrent au moins trois mois de dossiers liés au perfectionnement de votre système de gestion de la qualité.

Intégrez les avis dans votre système de gestion habituel et conservez des enregistrements clairs de tout ce que vous examinez et modifiez. Il est essentiel que vous ayez tous vos documents à jour. Continuez à vous assurer que le résultat de vos revues de direction fonctionne comme il se doit.

N’essayez pas de tout gérer seul !

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Certification ISO

Septième étape : évaluer et s’inscrire à la certification

Votre système de gestion de la qualité est opérationnel depuis trois à six mois et tout semble stable et prêt à être enregistré. Il est désormais temps pour vous de poursuivre la démarche de certification pour devenir officiellement certifié ISO 9001.

Vérification d’inscription

Votre registraire effectuera un audit en deux étapes pour confirmer que votre entreprise répond aux exigences définies par la norme ISO 9001.

Ils vérifieront d’abord votre documentation.Cela peut avoir lieu soit dans leur bureau personnel, soit au sein de votre organisation. Le registraire veillera à ce que votre documentation soit entièrement en place et contrôlée conformément à la norme. Si vous n’avez pas votre documentation en ordre, il n’y a aucune vraie raison de poursuivre le reste de l’audit.

Si tous vos documents répondent aux exigences standard, le registraire se rendra dans votre entreprise pour auditer vos processus.

Il est toujours possible de réaliser un audit préalable à l’évaluation, qui s’apparente essentiellement à un audit de pratique. Votre registraire évaluera votre système de gestion de la qualité environ six semaines avant l’enregistrement et vous donnera des conseils sur les mesures correctives à prendre avant votre audit. Certaines personnes trouvent ces conseils inestimables pour le processus d’inscription.

Prendre des mesures correctives

Après votre audit, vous aurez la possibilité de corriger toute non-conformité constatée par le registraire. Il est primordial que vous preniez au sérieux tout problème non conforme à la norme ISO 9001 et que vous le résolviez sans hésitation.

Les non-conformités courantes constatées lors des audits sont le manque de formation appropriée des auditeurs internes, les rapports d’audit n’ont pas été complétés ou gérés, ou le personnel a vérifié son propre travail.

Recevez votre certification

Votre registraire effectuera un deuxième audit pour s’assurer que toutes les non-conformités constatées ont été correctement prises en compte. Ils évalueront systématiquement l’ensemble de votre système de gestion de la qualité par rapport à la norme pour garantir qu’il répond à toutes les exigences.

Il doit exister des preuves objectives que votre système est conforme à la norme ISO 9001 et que toutes les procédures sont suivies. Le registraire documentera tout cela avant que vous ne deveniez certifié.

La certification dure généralement trois ans. Cependant, l’obtention de votre certificat ISO 9001 n’est pas la fin. Votre registraire effectuera des audits de surveillance une ou deux fois par an pour garantir que votre système de gestion de la qualité continue de répondre à la norme.

croissance améliorant la qualité

Huitième étape : amélioration continue

La norme ISO 9001 exige que les entreprises certifiées continuent de démontrer une amélioration de l’efficacité de leur système de gestion de la qualité. Vous devez toujours viser à satisfaire les clients en identifiant les processus de votre système qui peuvent être améliorés.

Mettez en œuvre un système qui facilite la mise en œuvre de l’amélioration continue pour votre équipe. C’est aussi simple que de suivre un processus répétitif en quatre étapes pour vérifier votre système de gestion de la qualité.

1. Planifiez un calendrier pour les audits internes et les revues de direction. Assurez-vous que tous les objectifs et processus sont bien établis et compris pour fournir des résultats conformes à votre politique qualité. Utilisez les commentaires des employés et des clients pour identifier les problèmes et mettre en place un plan pour veiller à ce qu’ils soient corrigés.

2. Créez un petit échantillon des changements que vous souhaitez mettre en œuvre. Avant d’interrompre le flux de travail en prenant une mesure, il serait avantageux pour vous et votre système de vous assurer que le changement fonctionnera réellement à plus petite échelle.

3. Vérifiez régulièrement tous les produits et processus par rapport aux politiques et aux exigences des clients. Communiquez les résultats de ces contrôles. Vérifiez toutes les activités clés pour vous assurer que le résultat est conforme.

4. Mettez en œuvre les changements réussis. Si un changement a bien fonctionné lors des tests, il est temps de l’intégrer au système complet pour l’améliorer. Impliquez toutes les personnes qui seront affectées par les changements lors de leur mise en œuvre. Assurez-vous que tous les changements sont documentés et que tout est à jour et répond aux exigences.

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astuces utiles

La mise en œuvre de la norme ISO 9001 est réalisable pour vous

Au début, opérer un changement aussi important peut sembler comme déplacer des montagnes. Il est difficile de savoir par où commencer ou dans quel ordre tout faire. Mais il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un nouveau système de gestion de la qualité dans votre entreprise.

Gardez simplement ces 8 étapes à l’esprit :

  1. Familiarisez-vous avec la norme ISO 9001
  2. Planifiez tout pour la mise en œuvre
  3. Identifier les responsabilités, les politiques et les objectifs
  4. Développez votre documentation
  5. Lancez votre système de gestion de la qualité
  6. Évaluez vos performances
  7. Évaluer et s’inscrire à la certification
  8. Amélioration continue

Une fois votre nouveau système en place, vous commencerez à constater de grands changements dans l’efficacité du fonctionnement de votre entreprise.

La mise en œuvre de la norme ISO 9001 vous offrira un moyen pratique d’améliorer et de surveiller tous les aspects du fonctionnement de votre entreprise.

Respirez profondément et prévoyez le temps de tout mettre en ordre. Ne vous submergez pas en vous souciant de chaque étape du processus de mise en œuvre en même temps. Concentrez-vous sur une étape à la fois et avant de vous en rendre compte, votre entreprise disposera d’un système de gestion de la qualité dont vous pourrez être fière.

Source link : https://www.iso-9001-checklist.co.uk/how-to-implement-ISO-9001-in-8-steps.htm

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